Politique de confidentialité

Engagement concernant le respect de la vie privée de Bentall Kennedy

Bentall Kennedy est l'une des principales entreprises de services immobiliers entièrement intégrés qui offre, outre la gestion de placements, des services de gestion, de location et de développement immobiliers partout au Canada et sur certains marchés américains. Bien que la protection de la vie privée soit depuis toujours une priorité chez Bentall Kennedy, nous avons maintenant établi des pratiques responsables et transparentes quant à la gestion des renseignements personnels afin de respecter les différentes lois sur la protection des renseignements personnels et de la confidentialité. La politique de respect de la vie privée énonce les normes en vigueur chez Bentall Kennedy en ce qui a trait au recueil, à l'utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels.

Nos employés se sont engagés à respecter un code d'éthique en ce qui concerne la sauvegarde et la bonne utilisation des renseignements confidentiels et personnels. Nos systèmes et nos sites Web disposent des fonctions nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels. De plus, nous nous assurons que nos employés ont été formés pour respecter la confidentialité des renseignements personnels.

Bentall Kennedy reverra et modifiera sa politique de respect de la vie privée afin qu'elle demeure à jour malgré les changements à l'environnement ou les nouvelles réglementations. Par ailleurs, elle pourra, à l'occasion être complétée ou modifiée par des ententes conclues entre Bentall Kennedy, une personne ou une organisation.

Résumé des principes

Principe 1 - Responsabilité
Bentall Kennedy est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. Elle désignera un ou plusieurs responsables dont le mandat sera de s'assurer que l'entreprise se conforme bien à sa politique de respect de la vie privée.

Principe 2 - Recueil des renseignements personnels et objet
Bentall Kennedy identifiera clairement l'objet de la collecte de tout renseignement personnel au moment de la cueillette ou avant celle-ci.

Principe 3 - Consentement à donner des renseignements, à leur utilisation et à leur divulgation
Une personne doit être informée de tout recueil et de toute utilisation ou communication de renseignements personnels la concernant et doit y consentir implicitement ou expressément, à moins que ce ne soit ni souhaitable ni prescrit par la loi.

Principe 4 - Limitation de la collecte de renseignements personnels
La collecte d'information se limite à ce dont Bentall Kennedy a besoin pour l'objet poursuivi. L'information est obtenue en recourant à des pratiques honnêtes et conformes à la loi.

Principe 5 - Restrictions sur l'utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels
Bentall Kennedy ne peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y ait consenti ou que la loi ne l'exige. Bentall Kennedy ne conserve les renseignements personnels que la période nécessaire pour l'objet poursuivi.

Principe 6 - Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que le demande l'objet poursuivi.

Principe 7 - Mesures de sécurité
Bentall Kennedy prendra les moyens de sécurité appropriés pour protéger les renseignements recueillis selon leur délicatesse.

Principe 8 - Transparence quant aux normes et aux pratiques
Bentall Kennedy mettra à la disposition de ses clients, ses employés et autres parties avec lesquels elle fait affaire, l'information sur les normes et les pratiques qu'elle met de l'avant en matière de gestion de renseignements personnels.

Principe 9 - Accessibilité
Lorsqu'une personne en fait la demande, Bentall Kennedy l'informe de l'existence de renseignements personnels la concernant, de leur utilisation et de leur divulgation à des tiers et lui permet de les consulter. La personne peut contester leur exactitude ou leur intégralité, et y faire apporter les corrections appropriées.

Principe 10 - Plaintes et demandes
Une personne peut se plaindre d'une violation de la politique de respect de la vie privée aux responsables chargés d'en assurer l'application.

Portée et application

Les dix principes mentionnés ci-dessus sont interreliés et à la base même de la politique de la protection de la vie privée de Bentall Kennedy. Bentall Kennedy respectera ces dix principes comme un tout qui doit être lu avec le commentaire qui y est joint, adapté pour tenir compte des circonstances particulières de Bentall.

La politique de respect de la vie privée s'applique à tous les renseignements personnels obtenus, utilisés ou communiqués par Bentall Kennedy sur ses clients, ses fournisseurs, ses employés ou autres personnes. Elle s'applique à la gestion des renseignements personnels de quelque façon que ce soit, verbalement, électroniquement ou par écrit.

La politique de respect de la vie privée s'applique à tous les groupes d'exploitation de Bentall Kennedy LP, notamment les services immobiliers, les services immobiliers commerciaux, le service de gestion de placements, ainsi que les sociétés de Bentall Kennedy aux États-Unis.

Les sociétés Bentall Kennedy aux États-Unis, notamment Bentall Kennedy Capital US Inc., peuvent avoir d'autres directives plus particulières que celles mentionnées dans cette politique afin de se conformer à la réglementation américaine.

Fairwinds Real Estate Management Inc. a sa propre politique de respect de la vie privée.

Définitions

Divulgation veut dire que de l'information personnelle est communiquée à un tiers autre que Bentall.

Renseignements personnels, on entend par cela toute information sur un particulier identifiable comme client, fournisseur, employé ou autre personne. Cela exclut toutefois :

  1. Les coordonnées d'affaires, tels le nom, le titre, le numéro de téléphone d'affaires, l'adresse et le courriel d'affaires, ainsi que le télécopieur d'affaires.
  2. Les autres renseignements sur une personne qui sont de notoriété publique, tel que prescrit par la loi, comme les renseignements disponibles dans un registre public.
  3. Le cumul des renseignements qui ne peut pas être associé à une personne en particulier.

Objet signifient les fins visées lors du recueil, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels sur une personne en particulier par Bentall Kennedy; comprend les objectifs décrits dans cette politique de respect de la vie privée.

Utilisation veut dire l'utilisation faite chez Bentall Kennedy de tout renseignement qui porte sur une personne donnée, que ce soit en y accédant, l'utilisant, le modifiant ou le supprimant.

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 1 - Responsabilité

Bentall Kennedy est responsable des renseignements personnels sous sa gestion et a désigné un responsable de la protection de la vie privée qui s'assure que la société se conforme à sa propre politique de respect de la vie privée et à la loi. Certaines personnes chez Bentall Kennedy peuvent à l'occasion être déléguées pour agir au nom du responsable de la protection de la vie privée. Bentall Kennedy prend les mesures appropriées pour assurer un niveau comparable de protection lorsque l'information est traitée par une tierce partie..

Vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection de la vie privée à l'adresse suivante :

Bentall Kennedy
À l'attention de : Responsable de la protection de la vie privée
Addresse : Bureau 1800
Four Bentall Centre
1055 Dunsmuir Street
PO Box 49001
Vancouver, BC
V7X 1B1
Téléphone : (604) 661-5000
Télécopieur : (604) 661-5055
Courriel : privacyofficer@bentallkennedy.com

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 2 - Recueil des renseignements personnels et objet

Bentall Kennedy doit établir l'objet du recueil des renseignements personnels avant le recueil ou au moment même où ils sont recueillis.

Bentall Kennedy recueille de l'information pour les fins suivantes :

  1. Établir et maintenir des relations commerciales avec ses clients et établir un service continu;
  2. Gérer et développer Bentall Kennedy et ses opérations, entre autres les questions liées à la gestion du personnel et de ses employés;
  3. Pour répondre aux exigences de la loi et de la réglementation.

Bentall Kennedy recueille des renseignements personnels à ces fins par divers moyens, notamment par :

Général

  1. Des courriels et autre correspondance transmis à Bentall Kennedy
  2. Des fournisseurs de services, liés aux objectifs
  3. Des formulaires sur le site Web
  4. Des discussions verbales

Gestion et location immobilières

  1. Des demandes de location, notamment des demandes de crédit (peut recueillir des renseignements liés à la solvabilité ou autre renseignement au sujet d'un particulier d'une agence d'évaluation du crédit, d'une banque, de référence, etc.)
  2. Des demandes pour des services spécialisés ou des abonnements, tels des stationnements, des clubs de santé ou un abonnement à un club de golf
  3. Des baux ou autres ententes connexes conclus avec Bentall Kennedy
  4. Des ententes commerciales conclues avec Bentall Kennedy
  5. Des rapports d'urgence ou d'incident, notamment les vidéos ou autres formes de surveillance aux fins d'assurance et de gestion des risques
  6. De la surveillance vidéo, des cartes magnétiques ou d'autres renseignements pour des raisons de sécurité générales

Gestion de placements

  1. Des ententes commerciales conclues avec Bentall Kennedy

Emploi

  1. Des curriculum vitae et des références personnelles fournis lors de demandes d'emploi
  2. Des formulaires de demande d'emploi

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 3 - Consentement à donner des renseignements, à leur utilisation et à leur divulgation

La connaissance ou le consentement implicite ou explicite d'une personne est requis pour le recueil, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels, à moins que ce ne soit ni souhaitable ni prescrit par la loi. Selon les circonstances ou les renseignements personnels qui sont censés être recueillis, utilisés ou communiqués, les types de consentement recherchés du recueil, de l'utilisation ou de la communication de renseignements personnels varient.

  1. En obtenant le consentement, Bentall Kennedy doit déployer des efforts raisonnables pour s'assurer que la personne sait à quelles fins les renseignements seront utilisés ou dévoilés.
  2. En général, Bentall cherche à obtenir le consentement au moment même où elle recueille l'information; toutefois, Bentall Kennedy pourra éventuellement demander un consentement pour utiliser ou communiquer des renseignements après le recueil. Dans tous les cas cependant, cela sera fait avant l'utilisation ou la divulgation à des fins autres que celles préalablement établies.
  3. Bentall Kennedy exigera que les particuliers consentent au recueil, à l'utilisation ou à la divulgation de leurs renseignements personnels à titre de condition de la prestation d'un service ou de condition d'emploi si un tel recueil, une telle utilisation ou une telle divulgation est nécessaire pour atteindre l'objectif visé.
  4. Pour déterminer si un consentement est requis et, auquel cas, quel type de consentement convient. Bentall Kennedy tiendra compte de la délicatesse du renseignement personnel et des buts qu'elle vise. Le consentement peut être exprès ou implicite (avec la possibilité d'exclusion volontaire si cela est souhaitable). Par exemple, si une personne donne son adresse et demande des renseignements sur un service en particulier, le consentement d'utiliser cette adresse pour faire parvenir l'information demandée est implicite.
  5. En général, l'utilisation de services par une personne constitue un consentement tacite que Bentall Kennedy peut recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements personnels pour les objectifs mentionnés.
  6. Bentall Kennedy peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur un employé sans son consentement lorsque le recueil, l'utilisation ou la divulgation est raisonnablement nécessaire dans le but d'établir, de gérer ou de terminer la relation d'emploi entre Bentall Kennedy et la personne.
  7. Si elle donne un préavis écrit raisonnable à Bentall Kennedy, une personne peut retirer son consentement au recueil, à l'utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels sous réserve des restrictions prévues par la loi ou des exigences contractuelles. Lorsqu'elle reçoit un avis de retrait de consentement, Bentall Kennedy avisera la personne des conséquences probables du retrait de son consentement et, à moins que la loi ne le prescrive ou ne permette autrement, Bentall Kennedy cessera de recueillir, d'utiliser ou de communiquer les renseignements personnels, tel que demandé.

Si une personne fournit à Bentall Kennedy ou à ses fournisseurs de services ou agents, des renseignements personnels sur un particulier, cette personne déclare qu'elle a toute l'autorité ou a obtenu tous les consentements nécessaires du particulier pour permettre à Bentall Kennedy de recueillir, d'utiliser ou de divulguer ces renseignements personnels, tel que prescrit par la politique de respect de la vie privée.

Bentall Kennedy peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans certaines circonstances très limitées sans que le particulier le sache ou y ait donné son consentement. En voici quelques exemples :

  1. Bentall Kennedy peut collecter ou utiliser des renseignements personnels si cela est clairement dans l'intérêt d'un particulier et que le consentement ne peut être obtenu en temps voulu, par exemple si la personne est sérieusement malade, mentalement handicapée ou dans un cas d'urgence où sa vie, sa santé ou sa sécurité est menacée. 
  2. Bentall Kennedy peut divulguer des renseignements personnels sur une personne sans qu'elle le sache ou y donne son consentement pour recouvrer une dette, obéir à une assignation, à un mandat ou à une autre ordonnance du tribunal, ou pour d'autres raisons que pourrait prescrire ou permettre la loi.
  3. Bentall Kennedy peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur une personne sans qu'elle le sache ou y donne son consentement, si le fait de chercher à obtenir le consentement de la personne peut raisonnablement compromettre la disponibilité ou la précision des renseignements personnels requis pour une enquête ou une procédure engagée lors de la rupture d'une entente ou une transgression des lois fédérales ou provinciales.

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 4 - Limitation de la collecte de renseignements personnels

À moins qu'il ne soit exigé ou permis autrement par la loi, Bentall Kennedy limitera la collecte d'information à ce qui est nécessaire à la poursuite de l'objet établi. Bentall Kennedy recueillera les renseignements personnels par des moyens honnêtes et conformes à la loi.

  1. Bentall Kennedy recueille des renseignements personnels surtout directement de ses clients, de ses fournisseurs ou de ses employés.
  2. Bentall Kennedy peut aussi recueillir des renseignements personnels d'autres sources, telles que les agences d'évaluation du crédit, les employeurs, les références personnelles, ou d'autres parties qui attestent d'un droit de communiquer de l'information.

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 5 - Restrictions sur l'utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels

Bentall Kennedy ne peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels pour des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été recueillies, sauf si la personne visée y consent ou si la loi l'exige. Bentall Kennedy ne conserve les renseignements personnels qu'aussi longtemps que le demande l'objet poursuivi.

Utilisation de renseignements personnels

Bentall Kennedy utilise les renseignements personnels recueillis de ses clients, clients potentiels et autres personnes:

  1. pour répondre aux demandes d'information au sujet des produits et services de Bentall Kennedy
  2. pour déterminer si elle doit ou non fournir des produits et services à un client ou à un client potentiel, pour évaluer ou confirmer la justesse de l'information soumise lors de demandes de location et pour évaluer la solvabilité, pour déterminer si elle doit ou non établir une relation commerciale avec des fournisseurs ou autres tierces parties
  3. pour communiquer au besoin avec des clients en dehors des canaux habituels d'affaires
  4. pour établir, gérer ou mettre fin à une relation avec un client, ou pour lui fournir des services ou des produits, notamment émettre des factures, obtenir ou traiter les paiements, ou pour remplir certaines obligations contractuelles
  5. pour transmettre des publications de Bentall Kennedy à des particuliers ailleurs qu'à leur adresse d'affaires
  6. pour détecter une fraude, un vol, une rupture de contrat, une non-conformité à une obligation par des clients, des locateurs ou autres, et s'en protéger
  7. lorsque prescrit ou permis par la loi
  8. pour toute autre raison qui aurait pu être déterminée au moment où l'information a été recueillie ou avant celui-ci, pour toute nouvelle raison à laquelle la personne aurait consenti.

L'accès aux renseignements personnels est limité aux employés et fournisseurs de services de Bentall Kennedy qui ont besoin de l'information relativement à l'objet poursuivi.

Divulgation de renseignements personnels

Bentall Kennedy peut divulguer certains renseignements personnels à des tiers ou à des entités affiliées si la poursuite de l'objet le demande, si la personne y a consenti, si cela est prescrit ou permis par la loi, notamment:

  1. un organisme ou un particulier dont les services ont été retenus par Bentall, au Canada ou à l'étranger, pour l'assister dans la poursuite de l'objet, tels que les fournisseurs de services engagés par Bentall Kennedy pour fournir des services de traitement des données, de gestion des ressources, les opérations du centre de relations clients, le traitement des envois par la poste, et l'entretien des immeubles
  2. une agence d'évaluation du crédit
  3. des références pour les clients
  4. ClikFix, le système de réponse aux locataires de Bentall Kennedy
  5. un organisme ou un particulier dont les services ont été retenus par Bentall Kennedy pour évaluer le crédit d'une personne ou d'un organisme, ou pour recouvrer des créances
  6. une institution financière pour une cession de droits de paiement, les provisions sur des valeurs, ou autres mécanismes de financement
  7. une personne qui, selon Bentall Kennedy, fournit ou recherche de l'information en tant que représentant de la personne sur qui on cherche de l'information
  8. des conseillers en matière juridique, comptable, financière ou d'assurance comme il peut être valablement exigé par l'objet recherché ou par l'exploitation de l'entreprise
  9. des organismes chargés de l'application de la loi en relation avec une enquête sur des actes illicites
  10. des organismes gouvernementaux ou de réglementation, comme le prescrit ou le permet la loi
  11. un tiers en relation avec la vente, la réorganisation ou le financement de toutes les opérations et les affaires de Bentall Kennedy ou d'une partie de celles-ci.
  12. pour toute autre raison qui pourrait avoir été relevée au moment du recueil des renseignements ou avant celle-ci, avant leur communication ou pour de nouvelles raisons auxquelles la personne aurait consenti.

Bentall Kennedy peut divulguer des renseignements personnels au sujet de ses employés :

  1. pour la gestion normale du personnel et de leurs avantages
  2. quand les employés consentent à la divulgation ou que la divulgation est prescrite par la loi.

En ce qui concerne le respect des renseignements personnels communiqués à des tiers, Bentall Kennedy prend les mesures appropriées pour s'assurer que les tiers utilisent ces renseignements personnels seulement en relation avec l'objet poursuivi et sauvegardent les renseignements personnels de façon telle à en empêcher l'utilisation non autorisée ou la divulgation.

Seuls les employés de Bentall Kennedy dont les fonctions l'exigent ont accès aux renseignements personnels des clients ou des employés.

Conservation des renseignements personnels

Bentall Kennedy conserve les renseignements personnels seulement le temps nécessaire ou pertinent pour la poursuite de l'objet ou comme le prescrit la loi. Dans les cas où les renseignements personnels ont servi à prendre une décision sur une personne, Bentall Kennedy conservera l'information au moins un an afin que la personne puisse raisonnablement y accéder.

Une fois que les renseignements personnels ne sont plus requis pour l'objet poursuivi ou qu'aucune raison légale ou d'affaires ne justifie ou ne permet de les garder, ils seront détruits ou rendus anonymes.

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 6 - Exactitude des renseignements personnels

Bentall Kennedy prendra toutes les mesures appropriées pour s'assurer que les renseignements personnels qu'elle recueille sont justes et complets comme le demande l'objet poursuivi, de même lorsque les renseignements personnels recueillis sont susceptibles d'être utilisés par Bentall Kennedy pour prendre une décision qui aura des répercussions sur la personne sur laquelle porte les renseignements ou s'ils sont susceptibles d'être divulgués à un tiers.

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 7 - Mesures de sécurité

Bentall Kennedy stocke les renseignements personnels à ses bureaux ou dans les bureaux de fournisseurs de services et les protège selon la délicatesse de l'information par les mesures de sécurité appropriées.

  1. Bentall Kennedy conserve les renseignements personnels à ses bureaux ou dans les bureaux de fournisseurs de services et les protège selon la délicatesse de l'information par les mesures de sécurité appropriées.
  2. On exige que tous les employés de Bentall Kennedy qui ont accès aux renseignements personnels respectent le caractère confidentiel de l'information. 
  3. Bentall Kennedy prend les mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers, notamment en exigeant des clauses de confidentialité des renseignements dans les contrats et en stipulant à quels buts ils doivent être utilisés.

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 8 - Transparence concernant les normes et les pratiques

Bentall Kennedy mettra à la disposition de ses clients, fournisseurs, employés et autres personnes l'information concernant les normes et les pratiques qu'elle met de l'avant pour gérer les renseignements personnels.

Bentall Kennedy devra s'efforcer d'assister raisonnablement les particuliers et ses réponses seront aussi précises et complètes que possible..

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 9 - Accessibilité

Lorsqu'une personne en fait la demande, Bentall Kennedy l'informe de l'existence de renseignements personnels la concernant, de leur utilisation et de leur divulgation et lui permet de les consulter. La personne peut contester leur exactitude ou leur intégralité, et y faire apporter les corrections appropriées.

  1. Une personne peut, lorsqu'elle en fait la demande par écrit au responsable du respect de la vie privée de Bentall, avoir accès à l'information la concernant qui est sous la garde de Bentall. Dans les trente jours de la demande (ou plus longtemps si la loi le permet), Bentall Kennedy informera la personne de l'existence, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements.
  2. Une personne peut, lorsqu'elle en fait la demande à Bentall, demander que soit corrigée une erreur ou une omission dans les renseignements personnels qui sont conservés par l'entreprise. Bentall Kennedy corrigera au besoin l'information, tel que demandé, et fera de son mieux pour transmettre les renseignements personnels corrigés à tous les tiers à qui elle aurait transmis l'information dans l'année précédente.

La demande écrite doit contenir assez de détails pour permettre à Bentall d'identifier sans trop de difficultés la personne et les renseignements personnels, et d'apporter les corrections désirées.

Détail de la politique de respect de la vie privée

Principe 10 - Plaintes et demandes

Une personne peut se plaindre au responsable du respect de la vie privée et contester la conformité de Bentall Kennedy à sa politique en la matière.

Pour toute question ou préoccupation au sujet de la politique de respect de la vie privée de Bentall ou au sujet du recueil, de l'utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels par Bentall, prière de communiquer avec le responsable du respect de la vie privée

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